6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda bilgileri bulunan şirket tarafından işlenebilmektedir:
01İşlenen Kişisel Veriler
Export Claims UK'nin hizmetleri ağırlıklı olarak şirketlere ve ticari işletmelere yöneliktir.
Hizmetlerin yürütülmesi sırasında gerçek kişilere ilişkin;
- ad ve soyad,
- görev ve unvan,
- çalışılan veya temsil edilen şirket,
- kurumsal e-posta ve telefon bilgileri,
- başvuru ve iletişim bilgileri,
- müşteri portalı kullanıcı bilgileri,
- ticari alacak ve tahsilat dosyalarında bulunan kişisel veriler,
- fatura, sözleşme, sipariş, teslimat ve ödeme kayıtlarında bulunan bilgiler,
- taraflar arasındaki ticari yazışmalar,
- borçlu şirketlerin yetkili ve irtibat kişilerine ilişkin bilgiler,
- hizmet ve işlem kayıtları,
- gerekli teknik ve güvenlik kayıtları
işlenebilir.
02Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz;
- dış ticaret alacağına ilişkin ön değerlendirme yapılması,
- başvurunuzun değerlendirilmesi ve sizinle iletişim kurulması,
- borçlu şirket ve alacağın tahsil kabiliyeti hakkında inceleme yapılması,
- hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası,
- ticari alacağın mahkeme öncesi takip ve tahsil sürecinin yürütülmesi,
- borçlu şirket ve temsilcileriyle iletişim kurulması,
- ödeme talebi ve ticari müzakerelerin yürütülmesi,
- müşteri portalı üzerinden dosya ve süreç bilgilerinin sunulması,
- hukuki hakların tesisi, kullanılması veya korunması,
- gerektiğinde hukuki süreç seçeneklerinin değerlendirilmesi,
- muhasebe ve faturalama işlemlerinin yürütülmesi,
- bilgi güvenliğinin sağlanması,
- talep ve şikâyetlerin yönetilmesi,
- ilgili şirket ve şirket yetkilileriyle B2B iş geliştirme iletişiminin yürütülmesi
amaçlarıyla işlenebilir.
03Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
Kişisel veriler, ilgili işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK'nın 5'inci maddesinde düzenlenen;
- bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması nedeniyle kişisel veri işlenmesinin gerekli olması,
- veri sorumlusunun hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için işlemenin zorunlu olması,
- ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin alenileştirme amacına uygun şekilde işlenmesi,
- bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması
hukuki sebeplerinden uygun olanına dayanılarak işlenir.
Bir veri işleme faaliyetinin açık rızaya dayanmasının hukuken gerekli olduğu durumlarda açık rıza, bu Aydınlatma Metninden ayrı olarak talep edilir.
04Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel veriler;
- internet sitesindeki başvuru ve iletişim formları,
- e-posta ve telefon iletişimi,
- müşteri portalı,
- müşteriler tarafından sunulan dosya ve belgeler,
- sözleşme ve ticari kayıtlar,
- taraflar arasındaki yazışmalar,
- Companies House ve diğer resmi siciller,
- şirket internet siteleri,
- kamuya açık ticari ve mesleki kaynaklar,
- ilgili kişinin çalıştığı veya temsil ettiği şirket
aracılığıyla elektronik veya fiziki yöntemlerle elde edilebilir.
05Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, işleme amacıyla sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde;
- teknik altyapı ve yazılım hizmet sağlayıcılarına,
- hosting ve veri saklama hizmeti sağlayıcılarına,
- muhasebe ve diğer profesyonel danışmanlara,
- gerektiğinde bağımsız avukatlara ve hukuk bürolarına,
- yetkili kamu kurumları, mahkemeler ve düzenleyici kuruluşlara,
- hizmetin yürütülmesi için gerekli diğer hizmet sağlayıcılarına
aktarılabilir.
Aktarımlar KVKK'nın 8'inci ve yurt dışına aktarım söz konusu olması halinde 9'uncu maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir.
06Yurt Dışına Veri Aktarımı
Veri sorumlusu 90PLUS ROOM LIMITED Birleşik Krallık'ta yerleşiktir.
Bu nedenle hizmetlerin sunulması kapsamında kişisel verilerin Birleşik Krallık'ta işlenmesi veya saklanması söz konusu olabilir.
Yurt dışına kişisel veri aktarımının gerçekleştiği hallerde KVKK'nın 9'uncu maddesinde düzenlenen yeterlilik kararı, uygun güvence veya kanunda öngörülen diğer hukuka uygun aktarım mekanizmalarından somut işleme faaliyetine uygun olanı esas alınır.
Gerekli olduğu hallerde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan standart sözleşmeler veya diğer uygun güvence mekanizmalarından yararlanılır.
07Kamuya Açık ve Üçüncü Kaynaklardan Elde Edilen Veriler
Borçlu şirketlerin yöneticileri, çalışanları veya temsilcileri ile profesyonel olarak iletişim kurulması planlanan şirket yetkililerine ilişkin sınırlı kişisel veriler; resmi siciller, şirket internet siteleri ve diğer hukuka uygun kamuya açık kaynaklardan elde edilebilir.
Bu veriler yalnızca elde edilme amacıyla uyumlu, ölçülü ve ilgili iş faaliyeti bakımından gerekli olduğu ölçüde işlenir.
Kişisel verilerin iş geliştirme veya doğrudan iletişim amacıyla kullanılması halinde ilgili kişinin mevzuattan doğan itiraz ve ret hakları gözetilir.
08Kişisel Verilerin Saklanması
Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli süre ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri boyunca muhafaza edilir.
Saklama süresinin belirlenmesinde hizmet ilişkisinin niteliği, dosyanın durumu, sözleşmesel yükümlülükler, zamanaşımı süreleri, muhasebe ve vergi yükümlülükleri ile olası hukuki talepler dikkate alınır.
İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
09KVKK Kapsamındaki Haklarınız
KVKK'nın 11'inci maddesi kapsamında;
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerinizin düzeltilmesini isteme,
- Kanunda öngörülen şartların oluşması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- yapılan düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kişisel verilerinizin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
Bu kapsamdaki taleplerinizi info@exportclaims.co.uk adresine veya mevzuatta öngörülen diğer başvuru yöntemleriyle veri sorumlusuna ya da Türkiye Veri Sorumlusu Temsilcisine iletebilirsiniz.
Başvurular KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen süre ve usuller çerçevesinde değerlendirilir.