Bu Gizlilik ve Veri Koruma Politikası, 90PLUS ROOM LIMITED tarafından Export Claims UK ticari adı altında sunulan hizmetler kapsamında kişisel verilerin nasıl toplandığını, kullanıldığını, paylaşıldığını ve korunduğunu açıklamaktadır.
01Veri Sorumlusu
Birleşik Krallık veri koruma mevzuatı bakımından kişisel verilerin veri sorumlusu 90PLUS ROOM LIMITED, trading as Export Claims UK'dir.
Kişisel veriler başta UK General Data Protection Regulation (“UK GDPR”) ve Data Protection Act 2018 olmak üzere uygulanabilir veri koruma mevzuatına uygun olarak işlenir.
02Hangi Verileri İşleyebiliriz?
Export Claims UK ağırlıklı olarak şirketlere ve ticari işletmelere ilişkin kurumsal verileri işlemektedir. Bununla birlikte hizmetlerin yürütülmesi sırasında şirket yetkilileri, çalışanları, temsilcileri ve diğer ilgili gerçek kişilere ait sınırlı kişisel veriler de işlenebilir.
Bunlar özellikle:
- ad ve soyad,
- görev, unvan ve çalışılan şirket,
- kurumsal e-posta adresi ve telefon numarası,
- başvuru ve iletişim bilgileri,
- müşteri portalı kullanıcı bilgileri,
- dış ticaret alacağına ilişkin sözleşme, fatura, sipariş, teslimat ve ödeme kayıtlarında yer alan kişisel bilgiler,
- taraflar arasındaki ticari yazışmalar,
- borçlu şirketlerin yetkili veya irtibat kişilerine ilişkin bilgiler,
- tahsilat ve müzakere sürecine ilişkin kayıtlar,
- faturalama ve muhasebe işlemleri için gerekli bilgiler,
- internet sitesi ve müşteri portalının güvenli çalışması için gerekli teknik kayıtlar
olabilir.
Hizmetlerimizin niteliği gereği özel nitelikli kişisel veri talep etmiyoruz. Bir dosya kapsamında bu nitelikte bir bilginin zorunlu olarak tarafımıza iletilmesi halinde, söz konusu veri yalnızca gerekli olduğu ölçüde ve uygulanabilir hukuki şartlara uygun olarak işlenir.
03Verileri Nasıl Elde Ediyoruz?
Kişisel verileri;
- internet sitemizde bulunan başvuru ve iletişim formlarından,
- e-posta ve telefon yoluyla yapılan iletişimlerden,
- müşterilerimiz tarafından sunulan dosya ve belgelerden,
- müşteri portalından,
- taraflar arasındaki ticari yazışmalardan,
- Companies House ve diğer resmi sicillerden,
- şirket internet sitelerinden,
- kamuya açık ticari ve mesleki kaynaklardan,
- ilgili kişinin çalıştığı veya temsil ettiği şirketten
elde edebiliriz.
04Verileri Hangi Amaçlarla Kullanıyoruz?
Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:
- dış ticaret alacaklarına ilişkin ücretsiz ön değerlendirme yapılması,
- başvuruların incelenmesi ve başvuru sahibiyle iletişim kurulması,
- borçlu şirketin ve dosyanın tahsil kabiliyeti açısından değerlendirilmesi,
- hizmet sözleşmesinin kurulması ve yürütülmesi,
- mahkeme öncesi ticari tahsilat sürecinin yürütülmesi,
- borçlu şirket ve temsilcileriyle iletişim kurulması,
- ödeme taleplerinin ve ticari müzakerelerin yürütülmesi,
- müşteri portalının işletilmesi ve dosya durumunun müşteriye sunulması,
- dosya, iletişim ve işlem kayıtlarının tutulması,
- hukuki süreç seçeneklerinin değerlendirilmesi ve gerektiğinde bağımsız hukuk profesyonelleriyle koordinasyon sağlanması,
- faturalama, muhasebe ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması,
- talep ve şikâyetlerin yönetilmesi,
- ilgili şirketlerle ölçülü ve hedefli B2B iş geliştirme iletişimi kurulması.
05Hukuki Dayanaklarımız
İşleme faaliyetinin niteliğine göre kişisel veriler;
- sizin talebiniz üzerine sözleşme öncesi işlemlerin yürütülmesi,
- taraf olduğunuz bir sözleşmenin kurulması veya ifası,
- hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
- ticari alacakların değerlendirilmesi, hizmetlerimizin yürütülmesi ve iş faaliyetlerimizin yönetilmesine ilişkin meşru menfaatlerimiz,
- hukuki hakların tesisi, kullanılması veya korunması
gibi hukuki dayanaklara dayanılarak işlenebilir.
B2B iş geliştirme faaliyetleri kapsamında kişisel veri işlenmesi halinde, faaliyetin niteliğine göre meşru menfaat veya uygulanabilir diğer hukuki dayanaklar dikkate alınır.
Doğrudan pazarlama veya iş geliştirme iletişimine her zaman itiraz edebilirsiniz.
06Veriler Kimlerle Paylaşılabilir?
Kişisel veriler yalnızca gerekli olduğu ölçüde;
- internet sitesi, hosting, yazılım ve diğer teknik hizmet sağlayıcıları,
- müşteri portalının işletilmesine destek veren hizmet sağlayıcıları,
- muhasebe ve diğer profesyonel danışmanlar,
- dosyanın gerektirdiği durumlarda bağımsız avukatlar ve hukuk büroları,
- yetkili mahkemeler, kamu kurumları ve düzenleyici kuruluşlar,
- hizmetin yürütülmesi için makul ölçüde gerekli diğer profesyonel hizmet sağlayıcıları
ile paylaşılabilir.
Kişisel verilerinizi üçüncü kişilere veri ticareti amacıyla satmayız.
07Uluslararası Veri Aktarımları
Export Claims UK Birleşik Krallık merkezlidir.
Kişisel verilerin Birleşik Krallık dışında bulunan hizmet sağlayıcılar aracılığıyla işlenmesinin veya başka bir ülkeye aktarılmasının gerektiği hallerde, uygulanabilir veri koruma mevzuatında öngörülen yeterlilik kararları veya diğer uygun veri aktarım güvenceleri dikkate alınır.
Türkiye'den kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu hallerde ayrıca Türk kişisel verilerin korunması mevzuatında yer alan yurt dışına aktarım hükümleri gözetilir.
08Verileri Ne Kadar Süre Saklıyoruz?
Kişisel veriler yalnızca toplandıkları amaç için gerekli olduğu süre boyunca saklanır.
Saklama süresinin belirlenmesinde;
- müşteri veya hizmet ilişkisinin devam edip etmediği,
- tahsilat veya uyuşmazlık dosyasının durumu,
- sözleşmesel ve yasal yükümlülükler,
- muhasebe ve vergi mevzuatı,
- zamanaşımı süreleri ve olası hukuki talepler
dikkate alınır.
Saklama süresinin sona ermesi halinde kişisel veriler uygulanabilir mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Pazarlama iletişimine itiraz eden kişilerin sınırlı iletişim bilgileri, kişiye yeniden pazarlama iletişimi gönderilmesini önlemek amacıyla bir engelleme kaydında tutulabilir.
09Bilgi Güvenliği
Kişisel verilerin yetkisiz erişim, kullanım, değişiklik, kayıp veya ifşaya karşı korunması amacıyla makul ve uygun teknik ve organizasyonel güvenlik tedbirleri uygulanmaktadır.
Müşteri portalı ve diğer dijital sistemlerde kişisel verilere erişim, hizmetin yürütülmesi bakımından erişmesi gereken kişilerle sınırlandırılır.
10Haklarınız
UK GDPR kapsamında ve ilgili şartların oluşması halinde;
- hakkınızda işlenen kişisel verilere erişme,
- yanlış veya eksik verilerin düzeltilmesini talep etme,
- kişisel verilerin silinmesini talep etme,
- veri işlemenin sınırlandırılmasını isteme,
- belirli veri işleme faaliyetlerine itiraz etme,
- uygulanabildiği hallerde veri taşınabilirliği talep etme
haklarına sahip olabilirsiniz.
Kişisel verilerinizin doğrudan pazarlama amacıyla kullanılmasına her zaman itiraz edebilirsiniz.
Taleplerinizi info@exportclaims.co.uk adresine iletebilirsiniz.
Ayrıca kişisel verilerinizin işlenmesi konusunda Birleşik Krallık veri koruma otoritesi olan Information Commissioner's Office (ICO) nezdinde şikâyette bulunma hakkınız bulunmaktadır.
11Çerezler
İnternet sitesinin ve müşteri portalının güvenli ve düzgün şekilde çalışması amacıyla gerekli teknik çerezler kullanılabilir.
Zorunlu olmayan analitik veya pazarlama teknolojilerinin kullanılması halinde, bunlar için uygulanabilir mevzuat doğrultusunda gerekli bilgilendirme ve izin mekanizmaları ayrıca uygulanır.
12Politikanın Güncellenmesi
Hizmetlerimizde, veri işleme faaliyetlerimizde veya ilgili mevzuatta değişiklik olması halinde bu politika güncellenebilir.
Güncel sürüm exportclaims.co.uk internet sitesinde yayımlanır.